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政府部门ISO9001认证:外部审核避免内部沉默
    【核心阅读】

  在生活中,我们常见政府部门进企业检查工作,并审核相关资格。但企业定期派人对政府部门例行检查,审核政府的资格,“指出问题”,提出“整改意见”,要求“限期改正”——这种“怪事”你见过吗?事实上,它正越来越多地发生着。

  ISO9001是国际通行的质量管理体系,常见于生产型企业认证。近年来,不少政府部门引入此项认证,带来提高办事效率、提高群众满意度、提高政府美誉度等“看得见的好处”。同时,也有观点认为,这项认证对政府部门并无用处。

  暗访成质量认证手段之一

  2009年12月9日,北京市城市管理综合行政执法局(下称“北京市城管执法局”)迎来一个特殊的检查组。与常见的上级单位检查工作不同,这次来的是一家企业——方圆标志认证集团有限公司(下称“方圆公司”)的3名专家。

  3名专家此行,目的与往年一样:抽查卷宗,亲临现场观察城管执法、服务全过程;如有必要,会派人暗访,询问群众意见;核查该局是否实现了本年度预定的质量目标……根据审核结果,判定该局ISO9001“质量管理体系认证证书”能否通过年审。

  “这是我局第六次通过年审。”北京市城管执法局质量管理小组成员尚芬说。

  早于北京市城管执法局,2009年6月,北京市药品监督管理局(下称“北京市药监局”)的ISO9001“质量管理体系认证证书”通过了年审。

  “年审就是了解我们的管理是否高效有序,向"顾客"提供的"产品"是否达到标准。”尚芬说。北京市城管执法局办公室副主任、质量管理小组组长刘生富认为:“作为独立第三方,认证公司的审核能够监督政府是否兑现了承诺,发现管理漏洞,从而修订流程改进工作。”

  外部审核避免“内部沉默”

  在对北京市城管执法局的一次年审中,检查组抽查发现,北京同一个区的施工扬尘处罚执法案件中,有两起扬尘面积接近、污染程度类似,而两处工地被罚款额却相差很多。检查组判断:部分执法人员使用自由裁量权具有随意性。

  接到反馈后,北京市城管执法局着手整改,从罚款幅度较大、群众反映集中的城管执法常见违法形态为切入点,进行梳理,分别制定切实可行的量化处罚公式,制成一览表,形成规范行政处罚自由裁量权的办法,并与之配套研发电子办案网络平台,推动了工作的开展。

  “ISO9001认证是个好用的抓手和工具。”北京市城管执法局负责人这样表示。“每年付年费,规范流程"自找麻烦",相比这些付出,我们得到了更多收益。”刘生富认为,为促进城管执法机关向法制城管、服务城管、廉洁城管、责任城管转变,质量认证功不可没。

  “内部发现部门工作存在问题,有时出于各种原因,不便指出,就会出现"内部沉默"。”尚芬说,每年的外部审核则避免了这种尴尬。认证企业会严格依据规定,客观公正地评价和考核工作,指出问题。“这样就可以针对具体问题,要求相关人限期整改。”

  采访中,记者得知北京市城管局、北京市药监局均是成立10年左右的“年轻”机关。成立伊始,两家机关都面临“如何适应新形势,如何与国际接轨,如何规范化管理”等问题。为解决这些问题,两家机关的负责人在实践摸索中,最终选择ISO9001这个“先进管理理念”。

  “引入ISO9001质量认证,并不能说明我们完全解决了自身的质量问题。但至少表明城管执法机关愿意正视问题,并通过引入第三方监督机制来解决问题、持续改进。”北京市城管执法局负责人介绍,2008年,该局在引入ISO9001质量标准基础上,又相继引入ISO14001环境和OHSAS18001职业健康安全管理标准体系。

  花钱买监督,有人不乐意

  记者在方圆公司内部网站查询得知,部分政府部门在做了几年ISO9001认证后,停止认证。经了解,这种现象的原因是多方面的:如花费较大,工作量增加,认为对实际工作帮助不大等。

  据悉,质量管理体系认证收费项目包括申请费、审核费、审定与注册费(含证书费)和年金(含标志使用费)等,且根据审核所需的天数和人数计算,再加上咨询、培训等费用,一般一项认证需几万元,高的甚至十几万元。“有的单位说,即使不花那个钱,一样能正常工作。”

  “质量管理具有复杂性和严谨性,难免会增加工作量。”北京市药监局管理者代表袁林介绍,从建立体系,到严格执行及维护,都很麻烦。为建立质量管理体系,药监局2008年对全局39大项、129小项的行政许可流程重新核定,优化整合工作流程,最终制定出包括质量手册1本、控制程序文件32个以及大量工作依据、岗位职责、作业指导书和表格,共计约300万字的北京市药监局机关ISO9001质量管理体系文件。

  “麻烦还体现在执行过程中”,尚芬介绍,通过认证之后,为了更科学更规范,所有操作环节都要精心策划,并通过层层审批才能实施,实施过程要接受监督,并要留下详细记录和相关证据,以便追溯。实施之后,还要及时查找问题,促进体系持续改进。“这对"拍脑袋"、"凭经验"等随意性是个束缚。”此外,“政府到底做得好不好,会被第三方监督,这让部分政府部门有约束感。”
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